Ящики-копилки

В повседневной жизни все мы не раз и не два сталкивались с простыми и понятными схемами сбора денежных средств, внедряемыми общественными организациями в целях консолидации ресурсов для дальнейшей реализации социально значимых проектов. Речь идет о ящиках-копилках, устанавливаемых в людных местах – торговых центрах, гипермаркетах, местах проведения массовых и культурных мероприятий.

Акция по сбору средств в ящики-копилки - один из самых проверенных способов быстрого сбора небольшого количество денег. Перед началом сбора пожертвований некоммерческая организация должна сделать письменное заявление о целях сбора пожертвований для неопределенного круга лиц, т.е. указать все необходимые условия договора пожертвования, и вывесить эту информацию на самом ящике-копилке. Граждане присоединяются к договору пожертвования путем внесения денежных средств в ящик-копилку. Важно помнить, что некоммерческая организация может принимать денежные средства только в валюте РФ, принятие денежных средств в иностранной валюте требует наличия специальной лицензии. Именно по этому будет крайне предусмотрительно, если общественная структура, решившая привлечь подобным образом денежные средства, разместит информацию о невозможности приема денежных средств в валюте другого государства непосредственно на ящике-копилке.

Так же руководству общественной организации, решившей установить ящики-копилки для сбора средств, необходимо разработать и утвердить положение о публичном сборе частных пожертвований, в рамках которого будет проводиться сбор частных пожертвований, с указанием целей и условий использования собранных пожертвований. Помимо этого издается приказ исполнительного руководящего органа некоммерческой организации о начале акции, в котором указывается срок начала и окончания акции по сбору частных пожертвований, частота вскрытия ящиков при регулярном сборе пожертвований, ссылка на утвержденную программу, назначенные должностные лица, ответственные за проведение акции и члены комиссии, которые присутствуют при вскрытии ящиков. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, кроме сотрудников организации в состав комиссии может быть включен представитель организации, в помещении которой установлен ящик-копилка.

Руководство общественной организации, устанавливающей ящики-копилки, должно так же заключить договоры с организациями, в помещении которых устанавливаются ящики-копилки. В этих договорах, в частности, описываются условия обеспечения сохранности ящиков, указывается на обязанность владельца помещения своевременно информировать некоммерческую организацию о случаях повреждения или пропажи ящика-копилки, определяется порядок доступа представителей некоммерческой организации в помещение и к ящикам-копилкам. Помимо договора, возможен вариант обмена письмами от НКО и организации, предоставляющей помещение для сбора пожертвований. Данная схема гораздо проще, но столь же приемлема с точки зрения действующего законодательства.

Ящик-копилку желательно изготовить из прозрачного стекла, для того чтобы можно было визуально фиксировать динамику роста накопленных пожертвований и своевременно делать выемку денежных средств. Ящики-копилки необходимо опечатывать. На практике это чаще всего делается с помощью бумажной ленты, на которую наносится информация о руководителе общественной организации, печать организации, подпись руководителя и дата пломбирования ящика.

По окончании срока сбора пожертвований вскрытие ящика производится в присутствии членов комиссии с составлением Акта вскрытия ящика-копилки. Перед вскрытием члены комиссии должны убедиться, что ящик не поврежден, пломбы в сохранности. В Акте должны быть указаны номер ящика, место установки, дата вскрытия и сумма собранных средств. Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем некоммерческой организации. Собранная сумма пожертвований, указанная в Акте, в этот же день вносится в кассу организации или в банк на расчетный счет.

После того, как денежные средства, полученные в результате проведенного сбора пожертвований, внесены на расчетный счет организации, в бухгалтерском учете необходимо отразить их целевое поступление в форме пожертвования на заранее определенные в положении о сборе пожертвований цели.

По окончании акции по сбору денежных средств посредством установки ящиков-копилок, необходимо опубликовать информацию о завершении акции и поблагодарить всех лиц, которые приняли в ней участие – от собственников помещений, на территории которых были установлены ящики, до дарителей, которые жертвовали свои средства на реализацию социально значимых программ и проектов. Так же необходимо в дальнейшем разместить на ресурсах организации отчет о расходовании собранных средств, чтобы убедить дарителей в том, что пожертвованные ими деньги были направлены исключительно на заявленные цели.